Product Update 396: Eenvoudig het BTW-percentage aanpassen middels de 'Conversie BTW percentage'

In verschillende transacties kunt u gebruik maken van BTW-codes. Op basis van de BTW-code die u koppelt wordt een bepaald BTW-percentage gebruikt bij die transactie.

In de huidige economische situatie is de Europese commissie van plan om meer flexibiliteit te bieden in de BTW-tarieven om zo de consumptie te stimuleren. Om u de mogelijkheid te bieden om met deze situaties om te gaan is het vanaf deze product update mogelijk om het BTW-percentage aan te passen.

Wanneer het BTW-percentage wijzigt is dit ook van toepassing op de openstaande en gefiatteerde orders, service orders, offertes en bestellingen. Om te voorkomen dat bij het wijzigen van het BTW-percentage iedere order afzonderlijk geopend dient te worden om zo het nieuwe BTW percentage toe te passen is vanaf deze product update een functie toegevoegd waarmee u in één keer het BTW-percentage kunt aanpassen.

Daarnaast kunt u door deze functie gebruik blijven maken van dezelfde BTW-code (met het nieuwe percentage) zonder hiervoor een nieuwe BTW-code te hoeven aanmaken.

Bij het onderhoud van de BTW-codes is de knop 'BTW conversie' toegevoegd. Met deze knop opent u het Conversie BTW percentage scherm.

Disclaimer
Voordat u de BTW percentage conversie kunt uitvoeren dient u de disclaimer boven in het scherm te lezen. Het is van belang dat u voor het uitvoeren van de BTW percentage conversie eerst een back-up maakt van uw administratie. Daarnaast is het aan te raden om de BTW percentage conversie op te starten buiten kantooruren. Afhankelijk van de grootte van uw administratie kan deze conversie enige tijd in beslag nemen. Tevens dient u er rekening mee te houden dat wanneer er bepaalde transacties geopend zijn deze NIET worden meegenomen bij de conversie. Wanneer u bijvoorbeeld een verkooporder geopend heeft worden de gegevens in deze verkooporder niet meegenomen. Het is dus van belang dat alle gebruikers alle andere schermen gesloten hebben. Wanneer u een back-up heeft gemaakt kunt u de optie aanvinken zodat de overige velden actief worden.

BTW-code
Hier wordt de BTW-code getoond waarvoor u de conversie wilt uitvoeren. Dit betreft de BTW-code die u in het selectiescherm heeft geselecteerd. U kunt dit veld niet wijzigen.

Oorspronkelijk
Hier worden de gegevens van de BTW-code waarvoor u de conversie wilt uitvoeren getoond.

Omschrijving
In dit veld wordt de omschrijving getoond van de BTW-code waarvoor u de conversie wilt uitvoeren. Dit betreft de omschrijving zoals u die bij het aanmaken van de BTW-code heeft opgegeven.

BTW %
In dit veld wordt het BTW-percentage getoond van de BTW-code waarvoor u de conversie wilt uitvoeren. Dit betreft het percentage zoals u die bij het aanmaken van de BTW-code heeft opgegeven.

BTW % omschrijving
In dit veld wordt de omschrijving van het BTW-percentage getoond van de BTW-code waarvoor u de conversie wilt uitvoeren. Dit betreft het de BTW & omschrijving zoals u die bij het aanmaken van de BTW-code heeft opgegeven.

Vernummer BTW code naar
Hier kunt u de nieuwe BTW-code opgeven. Bij de BTW percentage conversie wordt het BTW-percentage aangepast naar het nieuwe percentage. Voor bepaalde transacties zoals bijvoorbeeld de grootboekmutaties mag het percentage niet worden gewijzigd. Tijdens de conversie maakt het systeem daarom een nieuwe BTW-code aan met het oorspronkelijke percentage. Deze nieuwe BTW-code wordt gebruikt in de transacties waarvoor het percentage niet mag worden aangepast. In dit veld kunt u de code opgeven die voor deze BTW-code wordt gebruikt. Wanneer bijvoorbeeld in de transacties BTW-code 2 met 19% is gebruikt, en u vult hier 52 in. Dan wordt tijdens de conversie de BTW-code 2 met 19% in deze transacties vervangen door de BTW-code 52 met 19%.

Nieuw
Hier kunt u de nieuwe gegevens voor de BTW-code opgeven.

Omschrijving
In dit veld kunt u de nieuwe omschrijving voor de BTW-code opgeven. Wanneer u bijvoorbeeld de conversie uitvoert voor een BTW-code van 19% excl. om deze aan te passen naar 18% excl. Dan kunt u hier bijvoorbeeld de omschrijving 'BTW 18 % excl.' opgeven.

BTW %
Hier kunt u het nieuwe BTW percentage opgeven.

BTW % omschrijving
In dit veld kunt u de nieuwe omschrijving van het percentage opgeven. Dit veld kan gebruikt worden voor rapportages en lay-outdoeleinden.

Toepassen van het nieuwe BTW percentage voor

Open/Gefiatteerde verkooporders, service orders en offertes
Met deze optie kunt u aangeven of de BTW-code in de open en gefiatteerde verkooporders, serviceorders, en offertes aangepast dient te worden.

Wanneer u deze optie uitvinkt dan wordt in alle open en gefiatteerde verkooporders, serviceorders, en offertes de bestaande BTW-code vervangen door de nieuwe BTW-code. Het BTW-percentage in deze transacties wordt niet aangepast en blijft zoals het was.

Wanneer u deze optie aanvinkt dan blijft de bestaande BTW-code aanwezig in alle open en gefiatteerde verkooporders, serviceorders, en offertes. Tevens wordt het BTW-percentage in deze transacties aangepast naar het nieuwe percentage en worden de bedragen worden hierop herberekend.

Open/Gefiatteerde bestellingen
Met deze optie kunt u aangeven of de BTW-code in de open en gefiatteerde bestellingen aangepast dient te worden.

Wanneer u deze optie uitvinkt dan wordt in alle open en gefiatteerde bestellingen de bestaande BTW-code vervangen door de nieuwe BTW-code. Het BTW-percentage in deze transacties wordt niet aangepast en blijft zoals het was.

Wanneer u deze optie aanvinkt dan blijft in alle open en gefiatteerde bestellingen de bestaande BTW-code aanwezig. Tevens wordt het BTW-percentage in deze transacties aangepast naar het nieuwe percentage worden de bedragen worden hierop herberekend.

OK
Met deze knop start u de conversie.

Annuleren
met deze knop sluit u dit scherm. Er wordt geen conversie uitgevoerd.

Wat gebeurt er tijdens de BTW percentage conversie.

Hieronder vindt u een schematische weergave van de zaken die tijdens de BTW percentage conversie worden uitgevoerd.

Aan de hand van een voorbeeld wordt de werkwijze van de BTW percentage conversie nader uitgelegd.

U heeft een bijvoorbeeld een BTW-code TX1 met een percentage van 10%.

Het BTW-percentage wijzigt naar 12,5 en dit dient aangepast te worden. Het BTW-percentage in de historische transacties (grootboekmutaties, facturen, etc.) mag niet worden gewijzigd. In de openstaande logistieke transacties wilt u echter wel dat dit nieuwe percentage wordt toegepast. Daarnaast kunt u BTW-codes koppelen aan verschillende stamgegevens zoals bijvoorbeeld grootboekrekeningen, artikelen en debiteuren. Wanneer u deze stamgegevens en de hieraan gekoppelde BTW-codes gebruikt wilt u dat het nieuwe BTW-percentage wordt gebruikt.

Om het BTW-percentage aan te passen kunt u de volgende stappen uitvoeren.

• Maak een back-up van de administratie.
• Open het menu voor het onderhouden van de belastingcodes.
• Selecteer de BTW-code TX1 en klik op de knop 'BTW conversie'.
• In het BTW percentage conversie scherm worden nu de gegevens van BTW-code TX1 getoond. Dit betreft 10%.
• U vult in dit scherm het nieuwe percentage van 12,5% in en vult tevens de gewenste omschrijving in.
• Bij 'Vernummer BTW-code naar' vult u 'TX2' in. Door het opgeven van van deze naam wordt nu in alle historische transacties waar BTW-code TX1 met 10% is gebruikt. BTW-code TX2 met 10% gekoppeld. U vernummerd dus eigenlijk BTW-code TX1 naar TX2.
• Bi het uitvoeren van de BTW percentage conversie wordt het volgende uitgevoerd:
  • Het systeem maakt een nieuwe BTW-code aan die een kopie is van BTW-code TX1. Dit betreft de nieuwe BTW-code TX2 met een percentage van 10%.
  • Vervolgens past het systeem het percentage van BTW-code TX1 aan naar 12,5%. Op deze manier wordt er voor gezorgd dat bij nieuwe boekingen met BTW-code TX1 het nieuwe percentage van 12,5 % gebruikt. Aan de de stamgegevens zoals bijvoorbeeld grootboekrekeningen, artikelen en debiteuren blijft BTW-code TX1 gekoppeld, maar ook hier geldt dat bij nieuwe boekingen het nieuwe percentage van 12,5% wordt gebruikt.
  • In de historische transacties zoals de grootboekmutaties, facturen, bevestigde verkooporders en serviceorders, etc. wordt BTW-code TX1 vervangen door TX2. Het BTW-percentage in deze transacties wordt niet aangepast. Dit was 10% van BTW-code TX1, en is hierna nog steeds 10%, alleen nu bij BTW-code TX2.
  • De volgende stap is afhankelijk van of u de opties 'Open/Gefiatteerde verkooporders, service orders en offertes' en/of 'Open/Gefiatteerde Bestellingen' heeft aangevinkt.
    • Wanneer u de optie 'Open/Gefiatteerde verkooporders, service orders en offertes' heeft uitgevinkt dan wordt in alle open en gefiatteerde verkooporders, serviceorders, en offertes de bestaande BTW-code TX1 vervangen door de nieuwe BTW-code TX2. Het BTW-percentage in deze transacties wordt niet aangepast en blijft 10%.
    • Wanneer u de optie 'Open/Gefiatteerde verkooporders, service orders en offertes' heeft aangevinkt dan blijft BTW-code TX1 aanwezig in alle open en gefiatteerde verkooporders, serviceorders, en offertes. Tevens wordt het BTW-percentage in deze transacties aangepast naar 12,5 % en de bedragen worden hierop herberekend.
    • Wanneer u de optie 'Open/Gefiatteerde Bestellingen' heeft uitgevinkt dan wordt in alle open en gefiatteerde bestellingen de bestaande BTW-code TX1 vervangen door de nieuwe BTW-code TX2. Het BTW-percentage in deze transacties wordt niet aangepast en blijft 10%.
    • Wanneer u de optie 'Open/Gefiatteerde Bestellingen' heeft aangevinkt dan blijft in alle open en gefiatteerde bestellingen de BTW-code TX1 aanwezig. Tevens wordt het BTW-percentage in deze transacties aangepast naar 12,5 % en de bedragen worden hierop herberekend.

In onderstaande tabel wordt een overzicht getoond wanneer voor welke gegevens de oude BTW-code met het nieuwe percentage wordt toegepast en wanneer de nieuwe BTW-code met het oorspronkelijke percentage wordt toegepast.

Gegevens	Oude BTW-code wordt gebruikt en het nieuwe percentage wordt gebruikt/toegepast.	Nieuwe BTW-code wordt gebruikt en het oorspronkelijke percentage wordt gebruikt/toegepast
Stamgegevens (zoals artikelen, grootboekrekeningen, debiteuren, crediteuren, toeslagen en kortingen)
Vaste boekingen (inclusief vaste financiële boekingen, vaste orders, vaste facturen)
Historische transacties
Logistieke transacties: Verkooporders en serviceorders met de status 'Open' of 'Gefiatteerd' en waarvoor nog geen bevestiging of factuur is aangemaakt) Offertes met de status 'Open', 'Gefiatteerd' of 'Afgedrukt', maar die nog niet zijn verwerkt.	Alleen wanneer de optie 'Open/Gefiatteerde verkooporders, service orders en offertes' is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie 'Open/Gefiatteerde verkooporders, service orders en offertes' is uitgevinkt.
Logistieke transacties: Bestellingen met de status 'Open' of 'gefiatteerd' en die nog niet zijn verwerkt of gefactureerd.	Alleen wanneer de optie 'Open/Gefiatteerde Bestellingen' is aangevinkt.	Alleen wanneer de optie 'Open/Gefiatteerde Bestellingen' is uitgevinkt.
Geplande en niet geplande retouren (inclusief RMA orders, RTV orders en negatieve verkooporders en bestellingen)
Overige logistieke transacties: Verkoopfacturen Verkooporders en serviceorders die zijn bevestigd, gedeeltelijk of volledig gefactureerd, of gedeeltelijk of volledig zijn geleverd. Offertes die zijn verwerkt Bestellingen die zijn verwerkt of gedeeltelijk zijn ontvangen of gedeeltelijk of volledig zijn gefactureerd.